Leidinggevende

Via Rapportages/Proces informatie/Proces Aantallen kun je een overzicht opvragen van aantallen formulieren die per afdeling, per periode, ingevuld zijn.

Tip 1: Let op de zichtbaarheid status in het selectiescherm. Als je formulieren mist, kan het zijn dat je hier je selectie groter moet maken.

Tip 2: Vanuit het overzicht kun je de aantallen van afdelingen selecteren, vervolgens kun je ook de namen bij die formulieren in een overzicht krijgen.

  1. FtP Score
    Doel van deze rapportage is het verkrijgen van inzicht in de “fit” van de individuele medewerker met zijn/haar positie. In hoeverre voldoet de medewerker aan de verwachting die bestaat voor de functie. Eventuele acties worden in deze rapportage gesignaleerd. Ideaal voor kalibratie sessies met managers m.b.t. individuele medewerkers of per afdeling. Ook handig om de consistentie van de scores te bekijken.
  2. Afwijking op Norm
    Doel van de rapportage is het herkennen van de sterke en zwakke kanten van (delen van de) organisatie. Je kunt dit bekijken per individu, per afdeling of zelfs organisatiebreed.
  3. Distributie
    Doel van de rapportage is het herkennen van de performance van groepen in de organisatie. De rapportage laat je bijvoorbeeld zien hoeveel % van de geselecteerde populatie er boven- of onder de norm scoort.
  4. Performance Ranking
    Doel van de rapportage is inzicht verkrijgen in de scores van medewerkers en bepalen van de rangorde. Hiermee kun je ook kijken wie er op specifieke competenties het beste scoren en wie niet. Handige rapportages om snel je top- en bottom performance mee in kaart te brengen. Interessant is ook om te bekijken of dit overzicht overeenkomt met het beeld dat je zelf van de medewerkers hebt.
  5. Grid Rapportage
    Doel van de rapportage is het beleid voor de juiste persoon op de juiste plaats te realiseren. Een interessante Grid zou bijvoorbeeld kunnen zijn om de performance en de potentie van de medewerkers op de twee assen weer te geven. Dit geeft inzicht in: welke medewerkers kunnen er nog een stap maken? Wie moeten er aandacht en sturing krijgen? Tegen wie moeten er maatregelen getroffen worden? Deze rapportage kent veel mogelijkheden. Voordat de rapportage resultaten geeft, zullen eerst de assen gedefinieerd moeten worden.
  6. Proces Informatie
    Voor het op elk moment kunnen bekijken van de voortgang van de gesprekscyclus. Wie hebben er al een formulier en wie nog niet? Teven te gebruiken voor het sturen van herinneringen en/of aankondigingen naar de managers.
  7. Export naar Excel
    Handige rapportage om de gegevens vanuit FtP te exporteren naar Excel. Wil je inhoud van de formulieren en de scores hebben? Gebruik dan Export Documentregels. Of gebruik Export Bonus om de bonusberekeningen te exporteren. Of Export Totalen om de door FtP berekende eindbeoordeling te exporteren. Ook kun je -indien aanwezig- salarisberekeningen of de POP-afspraken exporteren.

Als het niet lukt om in te loggen, dan kan dat verschillende oorzaken hebben. Het kan zijn dat de invoer niet correct is, maar het kan ook zijn dat je rechten om in te mogen loggen (nog) niet goed staan.

  1. Foutieve invoer
    a) Hou bij het intypen van je wachtwoord rekening met grote- en kleine letters.
    b) Kijk goed of je bijvoorbeeld niet het cijfer ‘0’ met de letter ‘O’ verward.
    c) Ook komt het voor dat een wachtwoord gekopieerd en geplakt wordt en dat daarbij een niet zichtbare spatie o.i.d. wordt meegekopieerd. Probeer het dan ook eens opnieuw door het wachtwoord handmatig in te typen.
    d) Controleer of je wel in de juiste omgeving (URL) probeert in te loggen.
    e) Wanneer je het inlogscherm te lang open hebt staan, dan zal het ook niet lukken om te loggen. Wacht dan een paar seconden en probeer het opnieuw.
  2. Rechten staan niet goed
    Als de oplossingen genoemd bij punt 1 hierboven niet hebben geholpen, neem dan contact op met je collega’s van P&O. Zij kunnen voor je nagaan of je wel de juiste rechten hebt gekregen en zij kunnen dit corrigeren voor je.

 

Behalve jijzelf, kunnen HR en jouw hogere leidinggevenden ook jouw medewerkers zien.

Met de knop ‘Tussentijds bewaren’ kun je tijdens het invullen van een formulier je gegevens (tussentijds) opslaan. Na het opslaan kun je gewoon verder gaan met invullen.

Hiermee voorkom je dat er -door welke oorzaak dan ook- gegevens verloren kunnen gaan. Bijvoorbeeld wanneer opeens je internetverbinding wegvalt.

Je kunt je wachtwoord wijzigen op twee plaatsen binnen het programma:

  1. Ga na inloggen naar “Mijn Instellingen” en klik op ‘Verander wachtwoord’
  2. Ga na inloggen naar je eigen Medewerker Dossier. Ga naar de tab ‘Medewerker gegevens’ en klik op ‘Verander uw wachtwoord’.

Indien je vanuit het programma een nieuw wachtwoord toegewezen wilt krijgen, dan kun je op de inlogpagina klikken op de link ‘Wachtwoord opvragen’.

Via onze Performance Monitor kun je snel het hele team evalueren en volgen. Het biedt je de mogelijkheid om iedere dag, week, maand of kwartaal een notitie over de medewerkers van uw team vast te leggen.

Deze manier van monitoren werkt prima op zichzelf, maar kan ook prima naast de ‘traditionele’ gesprekscyclus worden ingezet.

Er ontbreken een aantal van mijn medewerkers. Hoe kan dat?

Dat kan verschillende oorzaken hebben:

  1. Deze medewerkers zijn nog niet opgevoerd in FtP
  2. Deze medewerkers zijn wel opgevoerd, maar staan op een (verkeerde) plek in de organisatie buiten jouw scope
  3. Deze medewerkers staan op ‘moet beoordeeld worden: nee’
  4. Jij staat zelf niet op de juiste plek in de organisatie

Oplossing: meld het probleem bij je P&O contactpersoon. Zij kunnen je hierbij verder helpen.

Indien je je wachtwoord niet meer weet, kun je zelf een nieuw wachtwoord opvragen.

Ga hiervoor naar de inlogpagina van jullie FtP programma (doorgaans is dat: https://uwbedrijf.fit-to-position.com/klant/index.phtml)en klik daar op de link ‘Wachtwoord opvragen’.  Vul hier je gebruikersnaam of je e-mailadres in en klik op ‘Voer uit’. Je ontvangt dan een e-mail met je nieuwe wachtwoord.

Indien er van jou geen e-mailadres bekend is, kun je een collega van afdeling P&O vragen om een nieuw wachtwoord voor je aan te maken.

Ik wil nog wat wijzigen/toevoegen aan een bestaand formulier, maar het formulier is niet meer wijzigbaar. Hoe kan dat?

Dat kan verschillende oorzaken hebben. We hebben de belangrijkste hieronder voor je opgesomd.

  1. Het formulier is reeds ‘Definitief’/Goedgekeurd.
    Oplossing: zodra een formulier eenmaal is goedgekeurd en daarmee de status ‘definitief’ heeft gekregen, is het formulier niet meer te wijzigen. In uitzonderingsgevallen kan het formulier door HR weer worden gereset waardoor het weer de status ‘Concept’ krijgt. Het formulier is dan weer wijzigbaar en kan het opnieuw ter goedkeuring worden aangeboden.
  2. Het formulier is reeds doorgestuurd
    Oplossing: zodra een formulier reeds ter goedkeuring is doorgestuurd, kan het formulier niet meer door jou gewijzigd worden. Afhankelijk van hoe ver het formulier al in de document-flow is gevorderd, kan de manager het formulier nog wel wijzigen. Zodra het formulier echt al ter goedkeuring is aangeboden, dan kan ook de manager het niet meer wijzigen. In het geval dat er echt nog iets toegevoegd moet worden aan het formulier, kan het formulier bij wijze van uitzondering door HR worden gereset waardoor het weer de status ‘Concept’ krijgt. Het formulier is dan weer wijzigbaar en kan weer opnieuw ter goedkeuring worden aangeboden.

Mogelijk is het formulier niet goed opgeslagen of zelfs per ongeluk verwijderd. Of misschien staat het formulier op ‘klad’ en is het daarom nu niet zichtbaar voor jou.

Informeer altijd eerst bij je leidinggevende of bij je collega’s van P&O of zij nog wel het formulier kunnen zien en of zij je verder kunnen helpen. Als het formulier per ongeluk verwijderd is, dan kan het formulier in de meeste gevallen nog voor je hersteld worden. Indien een formulier echter niet is opgeslagen, hetgeen gelukkig sporadisch voorkomt, dan is daar helaas niets meer aan te doen.

 

Heb je een e-mail vanuit FtP niet ontvangen? Dat kan meerdere oorzaken hebben. We hebben hieronder een aantal oorzaken en oplossingen voor je opgesomd:

  1. Er is geen of geen geldig e-mailadres van jou bekend in FtP
    Oplossing: Je kunt na inloggen naar jouw medewerker dossier gaan. Daar vind je de tab ‘Medewerker gegevens’ terug. Hier kun je controleren of jouw e-mailadres staat ingevuld en of deze correct is. Klik op ‘Wijzig’ om je e-mailadres in te vullen of te wijzigen.
  2. De email is naar een ander e-mailadres gestuurd dan je had verwacht
    Oplossing: Controleer in je eigen medewerker dossier onder de tab ‘Medewerker gegevens’ welk e-mailadres er voor jou staat genoteerd. Het komt bijvoorbeeld wel eens voor dat er een privé email adres staat genoteerd in plaats van je zakelijke e-mailadres. Je kunt zelf je e-mailadres wijzigen door hier op ‘Wijzig’ te klikken.
  3. De e-mail is in je SPAM-filter terecht gekomen
    Controleer of je de e-mail kunt terugvinden in je spam e-mail box. Maak hier melding van bij je afdeling P&O (of bij de eigen IT-afdeling).
  4. E-mails vanuit FtP worden tegengehouden door een firewall
    Oplossing: Indien punt 1 t/m 3 nog onvoldoende antwoord heeft geboden kun je (via je collega’s van afdeling P&O) navraag bij de IT afdeling (laten) doen om er voor te zorgen dat FtP op een zgn. ‘White list’ komt te staan.

Load More