Stap 1: Ga naar Beheer/Bibliotheek/Medewerkers/Medewerk(st)er

Je ziet hier een lijst van de huidige medewerkers.

Stap 2: Klik rechts boven in uw scherm op ‘Toevoegen’.

Er opent een nieuw invulscherm. Vul in dit scherm zoveel mogelijk alle velden in. Alle velden met een * zijn verplicht. De meeste velden spreken voor zich, zoals ‘voornaam’, ‘achternaam’, ’telefoonnummer’ en ‘e-mailadres’. Een aantal velden lichten we hieronder aan u toe:

• Personeelsnummer: Vul een uniek Personeelsnummer in (mag niet meerdere keren in Fit-to-Position voorkomen).
• Geslacht: Default staat deze op onbekend. Klik hier het geslacht van de medewerker aan. Dit wordt gebruikt voor o.a. de aanhef in e-mails.
• Geboortedatum: dit veld is niet verplicht. Let wel op de notatie: eerst het jaar, dan de maand, daarna de dag.
• Datum in dienst: Dit is de eerste indienst datum. Let ook hier op de notatie.
• Datum uit dienst: Vul deze datum in indien bekend, dan komt de medewerker niet meer terug in de overzichten. In de meeste gevallen kun je dit veld blanco laten.
• E-mailadres: Ook niet verplicht. Vul dit wel in, indien beschikbaar. De medewerker kan geen e-mails (inloggegevens, herinneringen, verzoek tot goedkeuring, etc.) ontvangen als er geen e-mailadres bekend is.
• Pasfoto: vanaf je pc of server kan hier een pasfoto toegevoegd worden. De foto wordt getoond bij het medewerker dossier en op de pdf van de beoordelingsformulieren.
• Inloggen van medewerker toestaan: zet deze op JA, als deze medewerker in Fit-to-Position mag inloggen.
• Gebruikersnaam: dit is de loginnaam voor de medewerker. Deze moet uniek zijn (mag niet meerdere keren in Fit-to-Position voorkomen). Gebruik bijv: voornaam.achternaam, personeelsnummer of voorletter.achternaam.
• Wachtwoord: hier kun je zelf een wachtwoord ingeven. Fit-to-Position controleert het wachtwoord op sterkte (makkelijk/moeilijk te achterhalen), dat wordt in het veld daarnaast weergegeven. Ook kun je de knop “Nieuw Wachtwoord” klikken, Fit-to-Position genereert dan zelf een wachtwoord.
• Gebruikersgroep: dit bepaalt wat de gebruiker binnen Fit-to-Position mag doen (rechten).
  • Medewerkers krijgen de groep “Performer”.
  • Beoordelaars vallen in de groep “Reviewer” en kunnen daarmee meer rapportages zien.
  • Beheerders komen in de groep “Admin Simple”, zij kunnen dan de formulieren zien, rapportages maken, herinneringen versturen en hebben rechten bij beheer van organisatie, medewerker en functie profielen.
• In positie plaatsen: dit vinkje altijd op JA laten staan.
• Bedrijfsonderdeel: Kies de afdeling waarin de medewerker actief is.
• Profiel: naam van het beoordelingsprofiel (dit bepaalt de beoordelingscriteria die in het formulier voorkomen).
• Functietitel: de functie van de medewerker (zoals op de business card).
• FTE: Dit staat voor Full Time Equivalent. Werkt iemand 40 uur/week, dan is dat 1 FTE. Werkt de persoon 32 uur/week, dan is het 0,8 FTE. Dit is een verplicht veld.
• Ingangsdatum van de positie: Wanneer is deze persoon, in deze functie, op deze plek gaan werken. Het kan uiteraard hetzelfde zijn als de indienst datum, bij de eerste functie. Maar bij vervolgfuncties, zal dit een latere datum zijn. Let op de notatie: eerst het jaar, dan de maand, daarna de dag.
• Gestopt op deze positie: Laatste datum waarop op deze plek gewerkt is. In het geval van een nieuwe medewerker kun je dit veld vrijwel altijd blanco laten.
• Moet beoordeeld worden: Dit zal meestal JA zijn. Echter, voor beheerders staat dit op NEE. Als iemand meerdere posities heeft, maar slechts in 1 positie beoordeeld wordt, kan deze ook op Nee gezet worden.
• Beoordelaar: Zet dit veld op ‘Ja’ als deze persoon andere medewerkers moet beoordelen. Hij/zij kan dan de medewerkers/formulieren in de afdeling, EN in onderliggende afdelingen, zien.
• Is dit uitsluitend een beheer profiel?: Gaat het om een beheerder binnen FTP? Als deze op Ja staat, dan kan deze persoon alle mensen/formulieren in de afdeling, en onderliggende afdelingen, zien. De beheerder is echter niet zichtbaar voor de anderen, er kan dus ook geen formulier voor ingevuld worden (voor een beheerder altijd een aparte login aanmaken).
• Aantal niveaus om te managen: is het aantal afdelingen ONDER de eigen afdeling die deze persoon kan/mag zien. Kan beperkt worden als bijv. de directeur niet alle medewerkers en afdelingen wil/hoeft te zien. 1 is alleen eigen afdeling, groter dan 1 is meerdere lagen diep.

Stap 3: Opslaan van de medewerkergegevens

Wanneer je klaar bent met het invullen van de velden, dan kun je onderin het scherm kiezen tussen ‘Bewaren’ en ‘Bewaren + E-mail’.  Kies je voor ‘Bewaren + E-mail’ dan wordt er direct een e-mail naar de medewerker gestuurd met daarin zijn/haar inloggegevens. Kies je alleen voor ‘Bewaren’, dan wordt de nieuw toegevoegde medewerker opgeslagen.