Zo ben je klaar voor de wet Loontransparantie

De Wet Loontransparantie is er op 1 januari 2027. Veel organisaties vragen zich af wat dit straks concreet betekent voor functies, salarissen, doorgroei, rapportages en beloningsbeleid. De wet draait namelijk om meer dan alleen salarissen inzichtelijk maken. Organisaties moeten straks ook kunnen uitleggen hoe functies zijn opgebouwd, waarom iemand in een bepaalde schaal zit, hoe salarisgroei werkt en hoe beloningsverschillen worden onderbouwd.

Met Fit-to-Position heb jij straks alles in huis om hier aan te voldoen! Niet alleen met functiebeschrijvingen, functiewaardering en salaristabellen, maar vooral met een duidelijke en beheersbare aanpak waarmee organisaties grip houden op hun volledige functie- en beloningsbeleid. Daarnaast zorgen wij ervoor dat organisaties kunnen blijven bouwen op een actuele aanpak. We volgen de ontwikkelingen rondom de Wet Loontransparantie actief, hebben hierover contact met het ministerie en blijven onze aanpak hierop aanpassen. Zo hoef je als organisaties niet zelf continu uit te zoeken wat er verandert en waar je aan moet voldoen, dit doen wij voor je.

Onderstaand geven wij per onderwerp i.c.m bulletpoints een overzicht van de onderdelen uit de Europese Richtlijn Loontransparantie (EU 2023/970) waaraan de organisatie moet voldoen en hoe Fit-to-Position hierbij ondersteunt.

Wat wordt verwacht:

• Organisaties moeten intern informeren over de inhoud en verplichtingen van de Wet Loontransparantie / de Europese Richtlijn Loontransparantie (EU 2023/970). De Nederlandse implementatie hiervan wordt momenteel verder uitgewerkt door de Rijksoverheid. (Bron: (EU richtlijn 2023/970)
• Sollicitanten moeten voorafgaand aan het sollicitatiegesprek geïnformeerd worden over het beloningsbeleid, de salarisschaal en/of salarisschaalrange van de functie. Werkgevers mogen kandidaten niet vragen naar hun eerdere salaris. (Artikel 5 Richtlijn EU 2023/970).
• Medewerkers moeten geïnformeerd worden dat zij recht hebben op looninformatie, hoe zij een verzoek kunnen indienen en binnen welke termijn een reactie volgt. De richtlijn noemt hiervoor een maximale termijn van twee maanden. (Artikel 7 Richtlijn EU 2023/970).
• Medewerkers hebben recht op informatie over:
  o hun eigen salarisniveau;
  o de salarisschaal en doorgroeicriteria;
  o gemiddelde salarissen binnen vergelijkbare functies, uitgesplitst naar geslacht;
  o de toegepaste beloningscriteria. (Artikel 7 Richtlijn EU 2023/970).
• Organisaties met meer dan 100 medewerkers krijgen een rapportageplicht rondom de gender pay gap. De richtlijn schrijft voor dat werkgevers periodiek moeten rapporteren over beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen. (Artikel 9 Richtlijn EU 2023/970).De frequentie van rapporteren hangt af van de omvang van de organisatie:
  o 100 tot 149 medewerkers: eens per 3 jaar;
  o 150 tot 249 medewerkers: eens per 3 jaar;
  o 250+ medewerkers: jaarlijks.
• Organisaties moeten bepalen wat een passende “rapportagegroep” of “categorie van werknemers” is. Hierbij geldt dat medewerkers die gelijkwaardig werk verrichten logisch en objectief gegroepeerd moeten worden. (Bron: (EU richtlijn 2023/970) )

Wat leveren wij:
Met Fit-to-Position liggen functies, functieniveaus, salarisschalen en inschaling duidelijk vast. Hierdoor ontstaat een uitlegbare structuur die helpt om salarissen en doorgroei beter te onderbouwen richting medewerkers, sollicitanten en management.

Wat wordt verwacht:
Als uit de rapportage blijkt dat er sprake is van een beloningsverschil van minstens 5% tussen mannen en vrouwen in vergelijkbare functies, en dat verschil is niet objectief verklaarbaar, dan moet een formele loonevaluatie worden uitgevoerd. Dit gebeurt samen met de ondernemingsraad. Op basis daarvan wordt een actieplan opgesteld om de ongelijkheid aan te pakken.

Wat leveren wij:
Doordat functies, functieniveaus, salarisschalen en inschalingen centraal en uniform zijn ingericht, ontstaat een duidelijke basis voor rapportages en analyses rondom beloning en functiegelijkheid.

Wat wordt verwacht:
Organisaties zijn verplicht om medewerkers jaarlijks actief te informeren over hun rechten onder deze wet. Voor organisaties met 50 medewerkers of meer geldt dat veel verplichtingen alleen goed kunnen worden nageleefd met een actieve ondernemingsraad. Als die er niet is, moeten organisaties zorgen voor een alternatief medezeggenschapsorgaan.

• Organisaties moeten keuzes rondom beloning, inschaling en salarisgroei goed kunnen onderbouwen;
• Afwijkingen van beleid moeten vastgelegd worden;
• Processen moeten controleerbaar zijn.

Wat leveren wij:
Met Fit-to-Position ontstaat één centrale plek voor functies, waarderingen, salarisschalen en beloningsafspraken. Hierdoor blijft informatie overzichtelijk, beheersbaar en beter onderbouwd.

Wat wordt verwacht:
Organisaties zijn verplicht om medewerkers jaarlijks actief te informeren over hun rechten onder deze wet. Voor organisaties met 50 medewerkers of meer geldt dat veel verplichtingen alleen goed kunnen worden nageleefd met een actieve ondernemingsraad. Als die er niet is, moeten organisaties zorgen voor een alternatief medezeggenschapsorgaan.

• Actuele functiebeschrijvingen voor alle functies;
• Functies gebaseerd op werkzaamheden, verantwoordelijkheden en competenties;
• Genderneutrale functies en periodieke herijking van functies.

Wat leveren wij:
Met ondersteuning van de Functiecomponist helpen wij met het opzetten en onderhouden van een compleet en uniform functiehuis. Functies zijn centraal vastgelegd en eenvoudig actueel te houden.

Wat wordt verwacht:
Alle functies moeten gewaardeerd worden volgens een actuele functiewaarderingsmethodiek. Deze methodiek moet gebaseerd zijn op objectieve en genderneutrale criteria en rekening houden met:

• vaardigheden;
• inspanning;
• verantwoordelijkheden;
• arbeidsomstandigheden

De functiewaardering moet periodiek worden geactualiseerd, bij voorkeur iedere 2 à 3 jaar. Het volledige waarderingsproces moet bovendien gedocumenteerd en controleerbaar zijn.

Wat leveren wij:
Met Fuwafit beschikken organisaties over een duidelijke functiewaarderingsmethodiek waarmee functies consistent en uitlegbaar gewaardeerd kunnen worden. De methode is een analytische methode waarmee op basis van 6 gezichtspunten functies gewogen worden. Het resultaat is een uniforme, objectieve en genderneutrale inschaling van functies die de waarde van functies weergeeft conform eisen van de wet loontransparantie.

Wat wordt verwacht:
Alle functies moeten gekoppeld zijn aan salarisschalen of salarisranges met een duidelijk minimum- en maximumsalaris. Functies van gelijke waarde moeten in beginsel binnen dezelfde schaal of range vallen, tenzij objectieve en genderneutrale redenen een afwijking rechtvaardigen.

• Functies koppelen aan salarisschalen of salarisranges;
• Gelijke functies op een gelijke manier belonen;
• Afwijkingen kunnen onderbouwen.

Wat leveren wij:
Wij bieden een standaard salaristabel  gebaseerd op Fuwafit schalen met bedragen gebaseerd op een 40-urige werkweek en maandbetaling. De bedragen kunnen vervolgens aangepast worden aan jouw organisatie.

Fit-to-Position ondersteunt organisaties bij het aanpassen van de salaristabel met advies, vergelijkende data, kalibratie en vertaling naar het beloningsbeleid.

Wat wordt verwacht voor zowel beleid & uitvoering:

• Zorg dat alle beloningsgrondslagen duidelijk worden vastgelegd in beloningsbeleid en dat helder is vastgelegd in welke situaties ze gelden.
• Leg de criteria voor aanvullende en variabele looncomponenten (zoals bonussen toeslagen en reisfaciliteiten) vast in beloningsbeleid.
• Beperk de beloningsmaatstaven tot objectieve en genderneutrale maatstaven. Beoordeel daarvoor of huidige maatstaven onbedoelde vooringenomenheid bevatten en pas ze aan zodat ze objectief en genderneutraal zijn.
• Alle functies zijn in categorieën van werk van gelijke waarde gecategoriseerd. Werk het beloningsbeleid regelmatig bij (bijvoorbeeld tegelijk met de functiewaardering) en betrek de OR/vakbondsvertegenwoordiging hierbij.
• Bij meer dan vijftig werknemers: De criteria achter salarisgroei en promotiebeleid zijn toegankelijk in te zien voor werknemers.
• Verantwoord toegekende aanvullende en variabele looncomponenten in het personeelsdossier.
• Documenteer en archiveer inschalingsbesluiten, beoordelingsverslagen en beloningsmutaties.
• Documenteer en onderbouw afwijkingen van standaardbeleid.
• Bij fusie of reorganisatie: evalueer de effecten op beloningsongelijkheid en stel een plan op om eventuele ongerechtvaardigde beloningsverschillen op te lossen.

Hoe vullen wij dit in:
Het opzetten van een duidelijk en beter beheersbaar beloningsbeleid dat aansluit op functies, functiewaardering en salarisschalen. We ondersteunen onder andere bij het opstellen van salaristabellen, schaalindelingen, doorgroeisystematiek en de koppeling tussen functie, niveau en beloning. Hierdoor ontstaat meer structuur, duidelijkheid en onderbouwing rondom inschaling, salarisgroei en beloningskeuzes.

De exacte Nederlandse invulling van de wet wordt nog verder uitgewerkt. Juist daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om nu alvast te zorgen voor een duidelijke structuur en onderbouwing rondom functies en beloning.

Met Fit-to-Position staat die basis er niet alleen voor vandaag, maar ook voor de ontwikkelingen die nog gaan volgen. Met onze oplossing bieden we de flexibiliteit om zonder heel veel extra werk en consultants je functiehuis en waarderingen iedere 2/3 jaar te actualiseren.

Wij volgen daarnaast de ontwikkelingen actief, hebben hierover contact met het ministerie en zorgen ervoor dat onze aanpak blijft aansluiten op nieuwe wet- en regelgeving. Zo hebben organisaties een duidelijke basis en meer zekerheid richting de toekomst.