Hoe maak je een functiebeschrijving

De vorm en inhoud van de functiebeschrijving zijn afhankelijk van het doel waar je de beschrijving voor maakt. De meest voorkomende doelen zijn:

Werving en selectie is vaak de aanleiding om een beschrijving te gaan opstellen. Let er dan vooral op dat je niet de activiteiten en taken voor dat moment gaat beschrijven.

Beschrijf het doel en het gewenste resultaat. Dan kan de beschrijving ook de basis zijn voor functioneren en resultaatgericht werken. Hou het bij voorkeur algemeen en vermijd product, afdeling en andere eigen namen. Dat geldt ook voor de eisen aan opleiding en ervaring. De advertentie mag natuurlijk wel specifieker zijn.

Is de beschrijving ook bijlage bij de arbeidsovereenkomst vermijd dan ook bij voorkeur beloftes als loopbaan stappen bij goed functioneren. Dat schept wellicht verkeerde verwachtingen.

Gebruik je de functiebeschrijving als basis voor waarderen en belonen stel je dan op de hoogte van het (voorgeschreven) format van de gekozen waarderingsmethodiek. We hebben vaak gezien dat er achteraf nog veel moet worden toegevoegd.

Gebruik je de beschrijving ook voor ontwikkeling maak dan onderscheid tussen de kennis en vaardigheden bij aanvang van de functie en de kennis en vaardigheden die je nodig hebt om volledig inzetbaar te zijn.

Maak je de beschrijving voor een organisatie dan wil je het format en de schrijfstijl zoveel uniform hebben. (Een van de redenen om de functiecomponist te gebruiken).

Met het format bedoelen we de indeling van de beschrijving. Een praktische indeling is:

• Functienaam
• Functiefamilie
• Functieniveau
• Doel van de functie
• Vereiste kennis en ervaring (wat breng ik mee)
• Resultaatgebieden/Verantwoordelijkheden (3-5)
• Gewenste competenties; (algemene vaardigheden en gedrag, 2 a 3 vanuit organisatie en 2 a3 voor de functie).
• Kennis en vaardigheden nodig voor zelfstandige inzet
• Overig

Note: Competenties zijn het lastigst te ontwikkelen. Het is de moeite waard hier bij in- en doorstroom voldoende aandacht aan te besteden.

Het kader is de context waar de beschrijving voor wordt gebruikt en de definities van functiefamilies en -niveau.

Deze activiteit spreekt voor zich.

Dilemma: laat je de medewerker zelf input geven? In theorie natuurlijk wel. In de praktijk moet je oppassen dat de beschrijving dan niet te gedetailleerd wordt. Stel daarom zelf eerst de beschrijving op en vraag pas daarna of deze akkoord is of dat er noodzakelijke aanpassingen nodig zijn.

Als je het lastig vindt om doel en resultaatgebieden goed te omschrijven; je bent niet de alleen. Bij doel kan je denken: waarom bestaat deze functie? Bijvoorbeeld: Je draagt bij aan het optimaal functioneren van het machine park.

Bij resultaatgebieden hou je het praktisch. Een resultaatgebied is een verzameling activiteiten die een resultaat oplevert. Bijvoorbeeld het onderhouden van machines. Probeer aan het resultaat een kwalificatie te geven. “Je zorgt voor goed werkende machines met een minimale downtijd.” Daarnaast mag je wel voorbeelden geven van activiteiten: – Onderhoud plannen, – Kleine reparaties uitvoeren, – Anderen informeren bij langere downtijd.

Geef echter wel aan dat het voorbeelden zijn, soms te veel en soms niet compleet.

Handig is ook het toevoegen van een algemeen resultaatgebied zoals “bijdragen aan organisatie”. Hierin kan je aangeven dat het gewenst is dat je met verbeter voorstellen komt, dat je inspringt als het nodig is en dat je ook bereid bent andere voorkomende activiteiten te verrichten.

In zijn algemeenheid geldt dat de functiebeschrijving de basis is voor de afspraken met de medewerker. Je kan de beschrijving niet zonder overleg veranderen. Zelfs niet als je een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen.

Zorg dat de laatste versie van de functiebeschrijving beschikbaar is voor de medewerker en verwijs in de gesprekscyclus expliciet naar de functiebeschrijving. Op deze manier is het formaliseren eenvoudiger geworden.

We hebben veel ervaring in het omschrijven van functies en het maken van een functiehuis. Bij het opstellen gebruiken we de functiecomponist. Dit is de door ons ontwikkelde softwaretool voor het maken en beheren van functieomschrijvingen. Hierdoor is beschrijven makkelijk en zelfs leuk geworden. We doen het graag voor jou!

In de functiecomponist “componeren” we de functie op basis van de bouwstenen resultaatgebieden en competenties (kennis, vaardigheden en gedrag). We hebben een grote bibliotheek opgebouwd van functies, resultaatgebieden en competenties. Dit geeft een vliegende start bij het opstellen. Het proces van opstellen en beheren gaat hierdoor snel en makkelijk. Ook kan je online meekijken met de vorderingen en resultaten en hou je zo grip op de ontwikkeling.

Klik voor voorbeeld

Doordat we al vaak en bij verschillende organisaties het functiehuis en functiebeschrijvingen hebben gemaakt, kunnen wij adviseren. Bijvoorbeeld over het format, de algemene resultaatgebieden en competenties en de schrijfwijze. We leveren goede functiebeschrijvingen die uniform, toekomstbestendig en resultaatgericht zijn.

Dankzij onze online functiecomponist en de dagelijkse groter wordende set van voorbeelden leveren we de functiebeschrijvingen sneller op. Opstellen van de beschrijvingen is ook leuker en makkelijk voor de managers.

Aan ons uitbesteden bespaart je tijd, capaciteit en de kosten zijn lager dan wanneer je het zelf zou doen. Bovendien geldt dat “vreemde ogen dwingen”. De acceptatiegraad onder de medewerkers is veelal hoger wanneer uitgevoerd door een externe en onafhankelijke partij.

Als het functiehuis staat, dan heb je je basis op orde. Onze dienstverlening houdt daarmee niet op. Indien gewenst helpen wij je ook verder met het onderhouden of delen van de functiebeschrijvingen, het koppelen aan (en sturen op) performance, ontwikkeling en/of beloning etc.

Niet alleen onze functiebeschrijvingen zijn resultaatgericht, onze dienstverlening ook.

Hoewel iedere organisatie uniek is hebben we wel een vaste werkwijze. Als het gaat om het opstellen van functieomschrijvingen dan volgen we de onderstaande stappen. Gaat het ook om het ontwerp van het functiehuis en/of koppeling naar beloning dan zijn er nog wat andere stappen.

Stap 1: De vraag goed begrijpen
Ofwel we gaan eerst goed luisteren. Wat zijn je doelen, wensen, wat heb je al? Daarna bespreken we de volgende stap en doen we een voorstel.

Stap 2: Maken van een voorbeeld
We gebruiken onze standaardindeling of passen het format aan jullie organisatie aan. En we kiezen de meest geschikte set uit de bibliotheek op basis van branche, werkzaamheden en andere karakteristieken. Onze bibliotheek bevat uitgebreide beschrijvingen van functies, resultaatgebieden, gedragscompetenties en “skills”.

We maken het voorbeeld in de functiecomponist. Eventuele aanpassingen kunnen we samen direct doorvoeren. Het voorbeeld sturen we op in PDF.

Stap 3: Uitwerken
Samen gaan we kijken wie en op welke manier geïnformeerd moeten worden. Daarna gaan we normaal gesproken samen met de manager en/of medewerkers de beschrijving “componeren”. Online of face-to-face hangt van de situatie af.

De opdrachtgever en de manager kunnen online meekijken en de vorderingen zien. De concept versie wordt overlegd en na eventuele aanpassingen akkoord bevonden.

Stap 4: Afronden
De complete set van beschrijvingen wordt in PDF opgeleverd. Afhankelijk van de gewenste procedure zullen de medewerkers meestal via de leidinggevende ook een formeel akkoord geven.

Vanaf 175,- euro per beschrijving.

Vraag hiernaast een overzicht van de tarieven

Éen online methode voor functiebeschrijven en waarderen die goed, makkelijk en betaalbaar is. Een methode waar de onvolkomenheden van andere methoden zijn verholpen; eenvoudig zelf te doen,  moderne inzichten, heldere taal en uitstekende overzichten. Dit is Fuwafit, onze eigen methode voor functiewaarderen.

Vanuit Fit-to-Position – de juiste persoon op de juiste plaats –hebben we veel organisaties geholpen bij het opstellen van functiebeschrijvingen, functieclassificatie en belonen gebaseerd op de bekende bestaande waarderingsmethodes. We merkten een behoorlijke onvrede over de methoden en ervaarden dit ook zelf. Ieder van bestaande methoden bezat wel een of meerdere nadelen: verouderde omschrijvingen, verouderde indeling, administratief omslachtig, bewerkelijk, externe consultancy is verplicht, duur, en/of niet transparant.

We besloten om het perfecte systeem te maken. Een systeem zonder de nadelen van de bestaande methoden, maar goed, praktisch en transparant:

• Resultaten zijn wat je verwacht en goed uit te leggen
• Passend bij alle organisaties en functies
• Als organisatie zelf uit te voeren, zonder training
• Transparant en helder
• De brug naar salaristabellen is goed te maken
• Mogelijkheid tot interne en externe kalibratie
• Mogelijkheid om ook functiebeschrijving vast te leggen
• Nederlandse en Engelse taal

en niet te vergeten:

• Eenvoudig
• Online
• Voordelig

Om ons werk eenvoudiger te maken hebben we eerst een aantal bestaande methoden gedigitaliseerd om waarderen en vergelijkingen sneller en eenvoudiger te maken. Vervolgens hebben we de juiste elementen van de bestaande methoden meegenomen maar duidelijker, beschreven. We hebben nieuwe inzichten toegevoegd zoals functioneel leidinggeven en relevantie. En we hebben de relatieve weging aangepast naar de huidige tijd. Zo geven we meer nadruk op de toegevoegde waarde in plaats van de vooropleiding. De methode is volledig gedigitaliseerd met alle voordelen die daarbij horen. De resultaten zijn getoetst en gekalibreerd met en bij meerdere grote en kleine organisaties. Veel organisaties maken inmiddels gebruik van Fuwafit. Hun oordeel is unaniem enthousiast!

• Met Fuwafit kan iedereen, of je nu nieuw bent in het vak of een doorgewinterde expert, gemakkelijk functies waarderen (ofwel classificeren), zonder dat je een ingewikkelde training nodig hebt.
• We gebruiken begrijpelijke taal, zonder ingewikkelde vaktermen. Je krijgt duidelijke verschillen te zien tussen de functies, waardoor je eenvoudig de juiste keuze kunt maken.
• Fuwafit geeft relatief meer gewicht aan kenmerken die de toegevoegde waarde van een functie uitdrukken.
• Uniek bij Fuwafit is een gezichtspunt genaamd “relevantie”. Dit gezichtspunt houdt rekening met de dynamiek van de markt en je organisatie.
• Het is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar er is ook een schat aan referentiemateriaal.

Meer informatie
Wil je meer informatie? Krijg hier meer uitleg of bel naar 085 2399500.