Functiebeschrijvingen en functiehuis

Hoe maak je een functiebeschrijving

Functiebeschrijvingen zijn de basis voor afspraken en ontwikkeling en noodzakelijk bij een ontslagprocedure.

Het maken van één functieomschrijving is na wat verdieping goed te doen.

Alle functies van de organisatie uniform en helder omschrijven en onderhouden is een echter stuk lastiger.

Wij lossen dat graag voor je op!

Inhoud

Wat is een functieomschrijving?

In een functieomschrijving staan de inhoud en de eisen van een functie vermeld. Het is de basis voor de afspraken tussen medewerker en organisatie over werk, functioneren en beloning. Een functiebeschrijving is soms ook vereist, bijvoorbeeld bij certificering of bij ontslag wegens disfunctioneren. De functieomschrijving kun je bovendien gebruiken voor werving en selectie en het sturen van de inzet en ontwikkeling van medewerkers.
Synoniemen: functie, functiebeschrijving, functieprofiel

De resultaatgerichte functieomschrijving

In een resultaatgerichte functiebeschrijving zijn niet de taken beschreven, maar de resultaatgebieden. De beschrijving is op deze manier toekomstbestendig én er is minder discussie over veranderingen in het werkpakket. Meer over de resultaatgerichte functieomschrijving

Functies gebaseerd op rollen

Een aantal organisaties praten over functies op basis van rollen. Bijvoorbeeld helper, uitvoerder, professional, specialist, manager en bestuurder. Deze invulling moet organisaties meer wendbaarheid geven. In plaats van de traditionele hiërarchische positie (medewerker rapporteert aan manager) heb je een rol en ben je op meerdere plekken inzetbaar.

Voor de functieomschrijving betekent dat meestal dat je een resultaatgerichte functieomschrijving maakt en in plaats van de hiërarchische positie de rol(len) opneemt.

  • Helper
  • Uitvoerder
  • Professional
  • Manager
  • Bestuurder

Het functiehuis

In het functiehuis zijn alle functies overzichtelijk opgenomen. Het functiehuis is de kapstok voor functiewaardering, personeelsplanning, loopbaanpaden en ontwikkeling. Vaak is er een indeling naar niveau en werkgebied (of functiefamilie). Voorbeelden van niveaus zijn junior, medior, senior, specialist, management of schaal (A,B,C, etc.). Aan de schaal is vaak de beloning gekoppeld. Het werkgebied groepeert het soort werkzaamheden; bijvoorbeeld HR, Financieel, Engineering, ICT etc. De omvang van de organisatie of de CAO bepaalt vaak hoe gedetailleerd de indeling is.

Het generieke functiehuis

In een generiek functiehuis beschrijf je de functie algemeen. Vaak beschrijf je rollen en verantwoordelijkheden in plaats van de hiërarchische positie en taken.

Voordelen
Een generiek functiehuis bespaart je werk en geeft je flexibiliteit. Medewerkers zijn eenvoudiger op meerdere plekken in te zetten en je hoeft niet voor iedere kleine verandering je functieomschrijving of beloning aan te passen. Ook kan je meer ruimte geven aan medewerkers om zelf invulling aan het werk te geven.

Waar je in theorie voor iedere medewerker een eigen functieomschrijving kan opstellen kan je ook in theorie één functieomschrijving maken voor iedereen (“Medewerker organisatie; met als werkinhoud: alle voorkomende werkzaamheden”.

Dat is natuurlijk niet handig want je gebruikt de omschrijving voor functiewaardering, functioneren, inzet, personeels-, loopbaanplanning en ontwikkeling. De manier waarop je dit regelt bepaalt hoe generiek je de omschrijving kan maken.

Een resultaatgerichte functieomschrijving is een voorbeeld van een functieomschrijving die past binnen een generiek functiehuis.

Nadelen
Voor inzetbaarheid, doorstroom en ontwikkeling wil je de vereiste kennis, vaardigheden en gedrag in beeld hebben. Deze zijn juist veel specifieker en functie of zelfs plek gebonden. Door heel algemeen te beschrijven verlies je dit inzicht. Naast de algemene profielen die je voor de beloning en arbeidscontracten gebruikt heb je behoefte aan zogenaamde “inzetprofielen”. Wil je hier meer over weten neem dan even contact met ons op.

Hoe maak je een functieomschrijving?

We geven je hier wat algemene richtlijnen om een functiebeschrijving op te stellen. 

Weet waarvoor je de functiebeschrijving maakt

De vorm en inhoud van de functiebeschrijving zijn afhankelijk van het doel waar je de beschrijving voor maakt. De meest voorkomende doelen zijn:

Werving en selectie is vaak de aanleiding om een beschrijving te gaan opstellen. Let er dan vooral op dat je niet de activiteiten en taken voor dat moment gaat beschrijven.

Beschrijf het doel en het gewenste resultaat. Dan kan de beschrijving ook de basis zijn voor functioneren en resultaatgericht werken. Hou het bij voorkeur algemeen en vermijd product, afdeling en andere eigen namen. Dat geldt ook voor de eisen aan opleiding en ervaring. De advertentie mag natuurlijk wel specifieker zijn.

Is de beschrijving ook bijlage bij de arbeidsovereenkomst vermijd dan ook bij voorkeur beloftes als loopbaan stappen bij goed functioneren. Dat schept wellicht verkeerde verwachtingen.

Gebruik je de functiebeschrijving als basis voor waarderen en belonen stel je dan op de hoogte van het (voorgeschreven) format van de gekozen waarderingsmethodiek. We hebben vaak gezien dat er achteraf nog veel moet worden toegevoegd.

Gebruik je de beschrijving ook voor ontwikkeling maak dan onderscheid tussen de kennis en vaardigheden bij aanvang van de functie en de kennis en vaardigheden die je nodig hebt om volledig inzetbaar te zijn.

Weet het format en kader

Maak je de beschrijving voor een organisatie dan wil je het format en de schrijfstijl zoveel uniform hebben. (Een van de redenen om de functiecomponist te gebruiken).

Met het format bedoelen we de indeling van de beschrijving. Een praktische indeling is:

  • Functienaam
  • Functiefamilie
  • Functieniveau
  • Doel van de functie
  • Vereiste kennis en ervaring (wat breng ik mee)
  • Resultaatgebieden/Verantwoordelijkheden (3-5)
  • Gewenste competenties; (algemene vaardigheden en gedrag, 2 a 3 vanuit organisatie en 2 a3 voor de functie).
  • Kennis en vaardigheden nodig voor zelfstandige inzet
  • Overig

Note: Competenties zijn het lastigst te ontwikkelen. Het is de moeite waard hier bij in- en doorstroom voldoende aandacht aan te besteden.

Het kader is de context waar de beschrijving voor wordt gebruikt en de definities van functiefamilies en -niveau.

Verzamel doel, eisen en inhoud

Deze activiteit spreekt voor zich.

Dilemma: laat je de medewerker zelf input geven? In theorie natuurlijk wel. In de praktijk moet je oppassen dat de beschrijving dan niet te gedetailleerd wordt. Stel daarom zelf eerst de beschrijving op en vraag pas daarna of deze akkoord is of dat er noodzakelijke aanpassingen nodig zijn.

Beschrijf

Als je het lastig vindt om doel en resultaatgebieden goed te omschrijven; je bent niet de alleen. Bij doel kan je denken: waarom bestaat deze functie? Bijvoorbeeld: Je draagt bij aan het optimaal functioneren van het machine park.

Bij resultaatgebieden hou je het praktisch. Een resultaatgebied is een verzameling activiteiten die een resultaat oplevert. Bijvoorbeeld het onderhouden van machines. Probeer aan het resultaat een kwalificatie te geven. “Je zorgt voor goed werkende machines met een minimale downtijd.” Daarnaast mag je wel voorbeelden geven van activiteiten: – Onderhoud plannen, – Kleine reparaties uitvoeren, – Anderen informeren bij langere downtijd.

Geef echter wel aan dat het voorbeelden zijn, soms te veel en soms niet compleet.

Handig is ook het toevoegen van een algemeen resultaatgebied zoals “bijdragen aan organisatie”. Hierin kan je aangeven dat het gewenst is dat je met verbeter voorstellen komt, dat je inspringt als het nodig is en dat je ook bereid bent andere voorkomende activiteiten te verrichten.

Formaliseer

In zijn algemeenheid geldt dat de functiebeschrijving de basis is voor de afspraken met de medewerker. Je kan de beschrijving niet zonder overleg veranderen. Zelfs niet als je een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen.

Zorg dat de laatste versie van de functiebeschrijving beschikbaar is voor de medewerker en verwijs in de gesprekscyclus expliciet naar de functiebeschrijving. Op deze manier is het formaliseren eenvoudiger geworden.

Als je wilt uitbesteden

We hebben veel ervaring in het omschrijven van functies en het maken van een functiehuis. Bij het opstellen gebruiken we de functiecomponist. Dit is de door ons ontwikkelde softwaretool voor het maken en beheren van functieomschrijvingen. Hierdoor is beschrijven makkelijk en zelfs leuk geworden. We doen het graag voor jou!

In de functiecomponist “componeren” we de functie op basis van de bouwstenen resultaatgebieden en competenties (kennis, vaardigheden en gedrag). We hebben een grote bibliotheek opgebouwd van functies, resultaatgebieden en competenties. Dit geeft een vliegende start bij het opstellen. Het proces van opstellen en beheren gaat hierdoor snel en makkelijk. Ook kan je online meekijken met de vorderingen en resultaten en hou je zo grip op de ontwikkeling.

Klik voor voorbeeld

Wat voegen wij toe

Doordat we al vaak en bij verschillende organisaties het functiehuis en functiebeschrijvingen hebben gemaakt, kunnen wij adviseren. Bijvoorbeeld over het format, de algemene resultaatgebieden en competenties en de schrijfwijze. We leveren goede functiebeschrijvingen die uniform, toekomstbestendig en resultaatgericht zijn.

Dankzij onze online functiecomponist en de dagelijkse groter wordende set van voorbeelden leveren we de functiebeschrijvingen sneller op. Opstellen van de beschrijvingen is ook leuker en makkelijk voor de managers.

Aan ons uitbesteden bespaart je tijd, capaciteit en de kosten zijn lager dan wanneer je het zelf zou doen. Bovendien geldt dat “vreemde ogen dwingen”. De acceptatiegraad onder de medewerkers is veelal hoger wanneer uitgevoerd door een externe en onafhankelijke partij.

Als het functiehuis staat, dan heb je je basis op orde. Onze dienstverlening houdt daarmee niet op. Indien gewenst helpen wij je ook verder met het onderhouden of delen van de functiebeschrijvingen, het koppelen aan (en sturen op) performance, ontwikkeling en/of beloning etc.

Niet alleen onze functiebeschrijvingen zijn resultaatgericht, onze dienstverlening ook.

Werkwijze

Hoewel iedere organisatie uniek is hebben we wel een vaste werkwijze. Als het gaat om het opstellen van functieomschrijvingen dan volgen we de onderstaande stappen. Gaat het ook om het ontwerp van het functiehuis en/of koppeling naar beloning dan zijn er nog wat andere stappen.

Stap 1: De vraag goed begrijpen
Ofwel we gaan eerst goed luisteren. Wat zijn je doelen, wensen, wat heb je al? Daarna bespreken we de volgende stap en doen we een voorstel.

Stap 2: Maken van een voorbeeld
We gebruiken onze standaardindeling of passen het format aan jullie organisatie aan. En we kiezen de meest geschikte set uit de bibliotheek op basis van branche, werkzaamheden en andere karakteristieken. Onze bibliotheek bevat uitgebreide beschrijvingen van functies, resultaatgebieden, gedragscompetenties en “skills”.

We maken het voorbeeld in de functiecomponist. Eventuele aanpassingen kunnen we samen direct doorvoeren. Het voorbeeld sturen we op in PDF.

Stap 3: Uitwerken
Samen gaan we kijken wie en op welke manier geïnformeerd moeten worden. Daarna gaan we normaal gesproken samen met de manager en/of medewerkers de beschrijving “componeren”. Online of face-to-face hangt van de situatie af.

De opdrachtgever en de manager kunnen online meekijken en de vorderingen zien. De concept versie wordt overlegd en na eventuele aanpassingen akkoord bevonden.

Stap 4: Afronden
De complete set van beschrijvingen wordt in PDF opgeleverd. Afhankelijk van de gewenste procedure zullen de medewerkers meestal via de leidinggevende ook een formeel akkoord geven.

Kosten

Vanaf 175,- euro per beschrijving.

Vraag hiernaast een overzicht van de tarieven

Fit-to-Position werkt onder andere voor

Estelle Strijers,
Marketing&Sales

Hoe kan ik je helpen?