Functies beschrijven

In een functieomschrijving staan de inhoud en de eisen van een functie vermeld. Het is de basis voor de afspraken tussen medewerker en organisatie over werk, functioneren en beloning. Een functiebeschrijving is soms ook vereist, bijvoorbeeld bij certificering of bij ontslag wegens disfunctioneren. De functieomschrijving kun je bovendien gebruiken voor werving en selectie en het sturen van de inzet en ontwikkeling van medewerkers.

Synoniemen: functie, functiebeschrijving, functieprofiel

In een resultaatgerichte functiebeschrijving wordt de nadruk gelegd op de bedoeling van de functie. Het is geen opsomming van taken maar je beschrijft wat het beoogde resultaat van de werkzaamheden zijn (en geeft voorbeelden van de taken). De werkzaamheden kan je groeperen naar resultaatgebieden. De beschrijving is op deze manier toekomstbestendig én er is minder discussie over veranderingen in het werkpakket. Meer over de resultaatgerichte functieomschrijving

In het functiehuis zijn alle functies overzichtelijk opgenomen. Het functiehuis is de kapstok voor functiewaardering, personeelsplanning, loopbaanpaden en ontwikkeling. Vaak is er een indeling naar niveau en werkgebied (of functiefamilie). Voorbeelden van niveaus zijn junior, medior, senior, specialist, management of schaal (A,B,C, etc.). Aan de schaal is vaak de beloning gekoppeld. Het werkgebied groepeert het soort werkzaamheden; bijvoorbeeld HR, Financieel, Engineering, ICT etc. De omvang van de organisatie of de CAO bepaalt vaak hoe gedetailleerd de indeling is.

In een generiek functiehuis beschrijf je de functie algemeen. Vaak beschrijf je rollen en verantwoordelijkheden in plaats van de hiërarchische positie en taken.

Voordelen
Een generiek functiehuis bespaart je werk en geeft je flexibiliteit. Medewerkers zijn eenvoudiger op meerdere plekken in te zetten en je hoeft niet voor iedere kleine verandering je functieomschrijving of beloning aan te passen. Ook kan je meer ruimte geven aan medewerkers om zelf invulling aan het werk te geven.

Waar je in theorie voor iedere medewerker een eigen functieomschrijving kan opstellen kan je ook in theorie één functieomschrijving maken voor iedereen (“Medewerker organisatie; met als werkinhoud: alle voorkomende werkzaamheden”.

Dat is natuurlijk niet handig want je gebruikt de omschrijving voor functiewaardering, functioneren, inzet, personeels-, loopbaanplanning en ontwikkeling. De manier waarop je dit regelt bepaalt hoe generiek je de omschrijving kan maken.

Een resultaatgerichte functieomschrijving is een voorbeeld van een functieomschrijving die past binnen een generiek functiehuis.

Nadelen
Voor inzetbaarheid, doorstroom en ontwikkeling wil je de vereiste kennis, vaardigheden en gedrag in beeld hebben. Deze zijn juist veel specifieker en functie of zelfs plek gebonden. Door algemene beschrijvingen verlies je dit inzicht.

We zien daarom ook steeds vaker dat in functiebeschrijvingen meer invulling wordt gegeven aan benodigde kennis en vaardigheden zodat de ontwikkelbehoefte beter in kaart kan worden gebracht.

Generiek: steeds minder: Uniformiteit: Ja, steeds meer.

Wij helpen je natuurlijk graag bij het opzetten van een functiehuis en het maken van resultaatgerichte en toekomstbestendige functiebeschrijvingen.

We hebben veel ervaring in het omschrijven van functies en het maken van een functiehuis. Bij het opstellen gebruiken we de functiecomponist. 

Met deze “componeren” we de functie op basis van de bouwstenen resultaatgebieden en competenties (kennis, vaardigheden en gedrag). We hebben een grote bibliotheek opgebouwd van functies, resultaatgebieden en competenties.

Dit geeft een vliegende start bij het opstellen. Het proces van opstellen en beheren gaat hierdoor snel en makkelijk. Ook kan je online meekijken met de vorderingen en resultaten en hou je zo grip op de ontwikkeling.

Klik voor voorbeeld

Doordat we al vaak en bij verschillende organisaties het functiehuis en functiebeschrijvingen hebben gemaakt, kunnen wij adviseren. Bijvoorbeeld over het format, de algemene resultaatgebieden en competenties en de schrijfwijze. We leveren goede functiebeschrijvingen die uniform, toekomstbestendig en resultaatgericht zijn.

Dankzij onze online functiecomponist en de dagelijkse groter wordende set van voorbeelden leveren we de functiebeschrijvingen sneller op. Opstellen van de beschrijvingen is ook leuker en makkelijk voor de managers.

Aan ons uitbesteden bespaart je tijd, capaciteit en de kosten zijn lager dan wanneer je het zelf zou doen. Bovendien geldt dat “vreemde ogen dwingen”. De acceptatiegraad onder de medewerkers is veelal hoger wanneer uitgevoerd door een externe en onafhankelijke partij.

Als het functiehuis staat, dan heb je je basis op orde. Onze dienstverlening houdt daarmee niet op. Indien gewenst helpen wij je ook verder met het onderhouden of delen van de functiebeschrijvingen, het koppelen aan (en sturen op) performance, ontwikkeling en/of beloning etc.

Niet alleen onze functiebeschrijvingen zijn resultaatgericht, onze dienstverlening ook.

Hoewel iedere organisatie uniek is hebben we wel een vaste werkwijze. Als het gaat om het opstellen van functieomschrijvingen dan volgen we de onderstaande stappen. Gaat het ook om het ontwerp van het functiehuis en/of koppeling naar beloning dan zijn er nog wat andere stappen.

Stap 1: De vraag goed begrijpen
Ofwel we gaan eerst goed luisteren. Wat zijn je doelen, wensen, wat heb je al? Daarna bespreken we de volgende stap en doen we een voorstel.

Stap 2: Maken van een voorbeeld
We gebruiken onze standaardindeling of passen het format aan jullie organisatie aan. En we kiezen de meest geschikte set uit de bibliotheek op basis van branche, werkzaamheden en andere karakteristieken. Onze bibliotheek bevat uitgebreide beschrijvingen van veel voorkomende functies, resultaatgebieden, gedragscompetenties en “skills”.

We maken het voorbeeld in de functiecomponist. Eventuele aanpassingen kunnen we samen direct doorvoeren. Het voorbeeld sturen we op in PDF.

Stap 3: Uitwerken
Samen gaan we kijken wie en op welke manier geïnformeerd moeten worden. Daarna gaan we normaal gesproken samen met de manager en/of medewerkers de beschrijving “componeren”. Online of face-to-face hangt van de situatie af.

De opdrachtgever en de manager kunnen online meekijken en de vorderingen zien. De concept versie wordt overlegd en na eventuele aanpassingen akkoord bevonden.

Stap 4: Afronden
De complete set van beschrijvingen wordt in PDF opgeleverd. Afhankelijk van de gewenste procedure zullen de medewerkers meestal via de leidinggevende ook een formeel akkoord geven.