Een functiebeschrijving leest het prettigst wanneer het opgebouwd is uit de juiste onderdelen en in een logische volgorde is weergegeven. Door hier voldoende aandacht aan te besteden verhoog je de toegevoegde waarde van de functiebeschrijving.

Het bepalen van de juiste onderdelen hangt uiteraard af van waarvoor je de functiebeschrijving wilt gaan inzetten. Voor inzetbaarheid, doorstroom en ontwikkeling wil je bijvoorbeeld de vereiste kennis, vaardigheden en gedrag in beeld hebben. De functiebeschrijving moet ook passen bij de organisatie. Het expliciet opnemen van bevoegdheden zal bij de ene organisatie noodzakelijk zijn en bij een andere organisatie leidt dit enkel tot discussies en kun je het beter niet opnemen.

Algemeen kun je stellen dat iedere functie bestaat uit werkzaamheden, doelen en verantwoordelijkheden. In een functiebeschrijving leg je vast wat je moet doen en kunnen om een functie goed te kunnen uitoefenen. Functiebeschrijvingen komen voor in vele varianten. Welk format is het beste? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. We kunnen wel aangeven wat onze ervaringen in de praktijk zijn.

“Wij willen functiebeschrijvingen die uniform en toekomstbestendig zijn!” horen we vaak organisaties roepen. Het voordeel van uniforme beschrijvingen is duidelijk. Het verhoogt de transparantie, de leesbaarheid en biedt meer mogelijkheden om doorgroei inzichtelijk te maken en te stimuleren.

Ook de roep om toekomstbestendige functiebeschrijvingen is helder. Tegen de tijd dat je een punt hebt gezet achter een beschrijving blijkt deze onmiddelijk alweer verouderd. Om die reden zien we in de praktijk overduidelijk een verschuiving van taakgerichte naar resultaatgerichte functiebeschrijvingen. De wereld verandert zo snel, dat taken ook voortdurend wijzigen. Door je beschrijvingen resultaatgericht op te stellen in plaats van taakgericht, zal je zien dat deze stukken langer meegaan. Dit kan je doen door resultaatgebieden op te nemen waarin je de belangrijkste doelen en verantwoordelijkheden van een functie beschrijft. Dit maakt het niet alleen toekomstbestendig, maar het verlegt ook de focus naar de doelen (resultaatgebieden) in plaats van de wijze (taken) binnen de werkzaamheden. Belangrijk is hierbij wel dat je goede en actuele definities en beschrijvingen gebruikt die eenduidig zijn.

Stel jouw functiebeschrijvingen zijn al uniform, toekomstbestendig, resultaatgericht en omvatten ook de juiste onderwerpen en goede definities. Dan resteert nog het logisch indelen van de beschrijving. Middels een logische opbouw geeft je aan wat volgens de organisatie het meest waardevol en belangrijk is. Een goede functiebeschrijving begint daarom altijd met het weergeven van het doel van de functie. Ook de volgorde van de resultaatgebieden en competenties maakt een verschil. Het verrichten van administratieve taken kan bijvoorbeeld voor een monteur best belangrijk zijn, maar nog belangrijker is het voorbereiden en uitvoeren van onderhoud-, reparatie- en/of installatiewerkzaamheden.

Ben je zelf bezig met het opstellen van functiebeschrijving en kan je daarbij wel ondersteuning gebruiken? Of wil je meer informatie over onze dienstverlening of tooling? Bel dan naar: 085-2399500 of stuur een mail naar: support@fit-to-position.com. We nemen dan direct contact met je op.