Begin 2017 was Rupro stagiair Peter Veldman op zoek naar een programma voor digitaal beoordelen. Na te hebben rondgekeken in onze proef omgeving, heeft hij ons voorgesteld aan Jona Pal, de HR manager bij Rupro.

Jona: “Rupro is een Holding van 10 BV’s, die allemaal een eigen identiteit, eigen structuur, eigen branche hebben. Ze beoordelen op hun eigen manier, met andere inhoud en frequentie, maar wel allemaal nog op papier. We hebben ons ten doel gesteld om dit jaar te starten met een gecentraliseerde beoordelingssystematiek. We zitten in een oriënterende fase waarbij meerdere partijen wordt gevraagd om een demo te geven. Het moet een makkelijk systeem zijn waarbij er centraal voor alle BV’s wijzigingen doorgevoerd moeten kunnen worden. Niet iedereen is enthousiast over de hr-cyclus, dus het aan te schaffen systeem moet makkelijk en uitnodigend zijn om mee aan de slag te gaan.”

Jeroen Pronk, consultant bij Fit-to-Position: “Ik vroeg Jona voorafgaand aan onze demo waar hij enthousiast van zou worden?” Hij antwoordde: “Als de tool praktisch en gebruikersvriendelijk voor is voor met name de leidinggevenden. Het moet flexibel zijn omdat de servicemonteur van de ene bv een andere functie inhoud moet kunnen hebben dan een servicemonteur van een andere bv.”

PLUSPUNTEN
Rupro heeft veel aanbieders gesproken en vergeleken. Gelukkig viel de keuze op ons. Peter Veldman vertelde ons waarom: “Fit-to-Position is overzichtelijk, duidelijk en simpel, dat is voor ons een dik pluspunt!”. Andere pluspunten waren volgens Jona de prijsstelling, de koppelmogelijkheden aan andere systemen en de beschikbare bibliotheek met competentievoorbeelden. Bovendien werd het, door een paar aanpassingen in ons systeem, overbodig om een duur personeelssysteem aan te schaffen.

“Binnen een kort tijdsbestek hebben we een Plan van Aanpak opgesteld en zijn we gestart met het gereed maken van de omgeving. Het doel was om in december klaar te zijn om te starten met 2 bv’s: Rema Tip Top en T-Rex (ca. 30 functieprofielen en 70 medewerkers) en dat is gelukt!  Op basis van de oude functiebeschrijvingen hebben we 30 nieuwe performance profielen opgesteld, gebaseerd op resultaatgebieden en aangevuld met enkele competenties. De medewerkers (en hun  stamgegevens) en de organisatiestructuur zijn ingelezen.”

ENTHOUSIASTE GEBRUIKERS

Drs. Bernard de Graaf directeur – Rupro Beheer

Na de eerste beoordelingsronde heeft er een evaluatie plaats gevonden. Men was enthousiast! Bijna alle medewerkers zijn beoordeeld, de managers geven aan meer gemak te ervaren en de voordelen er van in te zien!

Bernard de Graaf (Directeur Rupro Beheer): “Voor het eerst is een (IT) Project binnen tijd en budget opgeleverd en het is nog leuk ook!”

Afgelopen jaar is Rupro bezig geweest om Fit-to-Position uit te rollen bij de overige BV’s. Ook het in 2019 overgenomen LBS is inmiddels toegevoegd. Prettig hierbij is dat de aangestelde functionaris binnen Rupro prima in staat is om dit beheer zelf te verzorgen. Dankzij de Functiecomponist is het eenvoudig om nieuwe functiebeschrijvingen toe te voegen en ook het opvoeren van nieuwe medewerkers is een koud kunstje.  Het eerste doel is bereikt: binnen alle bv’s wordt er nu beoordeeld op dezelfde wijze, content en frequentie! 

Stuurinformatie

“In 2020 gaat Rupro verder met het toevoegen van de laatste BV’s. Daarnaast zal de aandacht meer verlegd worden naar de stuurinformatie. Welke informatie zit er in het systeem die we kunnen gebruiken om te verbeteren, op organisatie- afdeling- en/of op individueel niveau. Wat leveren de gevoerde gesprekken op? Hoe wordt er gepresteerd? Weten de medewerkers wat er van ze verwacht wordt? Welke ontwikkelbehoefte is er? Er is al veel gewonnen, qua tijdwinst bijvoorbeeld en qua beleving binnen de organisaties, maar de grootste voordelen zullen vanaf nu gaan worden behaald!”

Alle bedrijven bij Rupro Beheer werken nu met dezelfde beoordelingssystematiek. Op dezelfde wijze, met uniforme functiebeschrijvingen als basis, met gelijke inhoud, dezelfde frequentie.  Individuele afwijkingen zijn echter nog steeds mogelijk. Deze kunnen echter goed centraal gemonitored worden.

Waar voorheen in veel gevallen vooral taakgericht werd beoordeeld, zijn nu de resultaatgerichte functiebeschrijvingen als basis voor de beoordelingsgesprekken genomen. Daarmee gaat het veel meer over ‘Waar doe je het voor’ dan over ‘Hoe doe je het’. Bijkomend voordeel is dat het beheer van de functiebeschrijvingen veel meer future proof is geworden en wijzigingen in het takenpakket makkelijker worden geaccepteerd.

Met “één druk op de knop” heeft Rupro inzicht in de voortgang van resultaten en ontwikkeling van de medewerkers. Dit geeft een geweldige mogelijkheid om de volgende stap te zetten in het resultaatgericht ontwikkelen.

De managers en medewerker besparen ongeveer 65% van de tijd bij het voeren van de gesprekken.

Rupro Beheer B.V. is de moedermaatschappij van een groep Nederlandse bedrijven, die actief zijn binnen de sectoren automotive en industrie. Met ca. 500 medewerkers staan al haar bedrijven voor goede service, ruime beschikbaarheid van producten en de beste prijs-/kwaliteitsverhouding.

Fit-to-Position heeft het ontwerp en de implementatie verzorgd om bij alle bv’s te zorgen voor aansluiting van de juiste persoon op de juiste plaats.